Elegir un programa para gestionar un comercio puede parecer sencillo hasta que se empiezan a analizar las necesidades reales del negocio. Cobrar a un cliente es solo una pequeña parte del trabajo diario. También hay que controlar productos, existencias, compras, proveedores, facturas, devoluciones, empleados y, en muchos casos, ventas realizadas por Internet. Por eso, antes de contratar un TPV para tienda, conviene pensar en cómo encajará la herramienta dentro de la gestión general de la empresa. Una solución adecuada puede ahorrar bastante trabajo administrativo, pero también proporcionar información útil para tomar decisiones y detectar problemas que de otra manera pueden pasar desapercibidos.
Durante años, el terminal punto de venta se identificaba principalmente con la caja del establecimiento. Servía para introducir productos, calcular el importe y registrar el pago. La situación ha cambiado. Los sistemas actuales pueden gestionar clientes, descuentos, devoluciones, diferentes tarifas, productos con variantes y métodos de pago, además de generar informes sobre las ventas. Esta evolución tiene sentido porque el comercio necesita cada vez más información. Saber cuánto se ha vendido es importante, pero también lo es conocer qué productos tienen mayor rotación, qué días son más rentables o cuánto dinero se está inmovilizando en mercancía.
Un comercio puede tener buenas ventas y, aun así, perder dinero por una mala gestión del stock. Si las existencias se controlan manualmente, es relativamente fácil cometer errores. Puede ocurrir que un producto figure como disponible cuando realmente se ha agotado o que se realicen pedidos innecesarios porque la información no está actualizada. Una solución de gestión debería permitir conocer las existencias en tiempo real y registrar las entradas y salidas de mercancía. También puede establecer avisos cuando determinados productos alcanzan un nivel mínimo. En negocios con muchas referencias, esta función deja de ser secundaria y se convierte en una de las herramientas más importantes del sistema.
El concepto de software de gestión de comercios es más amplio que el de un TPV. Mientras el segundo está muy relacionado con las operaciones realizadas en el punto de venta, un programa de gestión puede abarcar otras áreas de la actividad empresarial. Por ejemplo, puede centralizar compras, proveedores, clientes, facturación, inventario y estadísticas. Si además se conecta con un comercio electrónico, la empresa puede trabajar con una información común independientemente de dónde se produzca la venta. Esto es especialmente interesante cuando el negocio empieza a crecer. Lo que inicialmente se podía controlar con una hoja de cálculo puede convertirse en cientos o miles de operaciones mensuales difíciles de supervisar manualmente.
Aunque pueden estar relacionados, TPV y ERP no son sinónimos. El TPV está pensado principalmente para gestionar las operaciones comerciales que tienen lugar en el establecimiento. Un ERP tiene una visión mucho más amplia y puede integrar diferentes departamentos y procesos de la empresa. Imaginemos una pequeña empresa que vende material deportivo. El empleado registra una venta en el TPV. Esa operación puede provocar una reducción automática del stock y quedar registrada para la facturación. Si el sistema está conectado con un ERP, esa información puede utilizarse también para elaborar informes económicos, controlar compras y proveedores o analizar la evolución del negocio. La principal ventaja de esta integración es evitar que una misma información tenga que introducirse varias veces.
La integración con la gestión de almacén resulta especialmente importante cuando existe un volumen considerable de mercancía. Pensemos en una empresa que tiene una tienda física y un almacén externo. Una venta realizada en el establecimiento debería reflejarse en las existencias disponibles. Si además se vende a través de una página web, el mismo stock tendrá que tenerse en cuenta para los pedidos online. Un sistema conectado permite reducir las discrepancias y facilita el trabajo de las personas encargadas de preparar pedidos. En empresas de distribución o logística, las necesidades son todavía mayores. En estos casos pueden ser necesarias funciones relacionadas con ubicaciones de almacén, preparación de pedidos, movimientos de mercancías y trazabilidad.
Otro aspecto que muchas empresas pasan por alto al elegir una solución es su capacidad para adaptarse a los cambios normativos. La evolución hacia sistemas de facturación electrónica y las obligaciones relacionadas con Verifactu hacen recomendable comprobar qué posibilidades ofrece el programa y cómo gestiona la información fiscal. No se trata únicamente de disponer de una opción para crear una factura. También interesa saber cómo se conservan los registros, qué sistemas de comunicación existen y cómo se actualiza el software ante cambios legales. En este sentido, escoger una herramienta que tenga mantenimiento y actualizaciones puede evitar tener que cambiar de programa cuando las necesidades legales evolucionen.
La gestión de los empleados es otro ejemplo de un área que puede integrarse dentro del ecosistema de aplicaciones de una empresa. Una tienda con varios trabajadores puede necesitar controlar horarios, turnos, costes laborales y otra información que posteriormente utilizará la asesoría para preparar las nóminas. No siempre es necesario que todas estas funciones estén dentro del mismo programa. Lo importante es que las diferentes herramientas puedan intercambiar información de forma segura y sencilla. Así, el comercio puede mantener sus operaciones diarias mientras la asesoría recibe los datos necesarios para realizar su trabajo sin tener que solicitar continuamente información al cliente.
No existe una solución perfecta para todos los comercios. Antes de decidirse por un programa es conveniente hacer una lista de las necesidades actuales y de las que podrían aparecer en los próximos años. Entre las funciones que merece la pena analizar están:
También conviene prestar atención a cuestiones menos visibles, como las copias de seguridad, las actualizaciones, la asistencia técnica o la posibilidad de exportar los datos.
Uno de los errores más habituales consiste en elegir únicamente en función del precio. Una cuota mensual baja puede parecer atractiva, pero si el programa obliga a realizar manualmente determinadas tareas, el ahorro puede desaparecer rápidamente. Otro error es contratar una solución pensando exclusivamente en el presente. Si existe la posibilidad de abrir una segunda tienda, incorporar venta online o aumentar considerablemente el catálogo, sería conveniente comprobar antes si el sistema puede asumir ese crecimiento. También es un problema adquirir demasiadas funciones que nunca se van a utilizar. Un pequeño comercio no necesita necesariamente la misma infraestructura que una cadena con veinte establecimientos.
Las necesidades cambian considerablemente según el tipo de empresa. Una pequeña tienda puede necesitar un TPV sencillo, control de stock, facturación y gestión básica de clientes. Una pyme con varios establecimientos necesitará probablemente una gestión centralizada y herramientas para comparar las ventas de cada local. Una asesoría tendrá otras prioridades. Para ella serán más importantes la facturación, la contabilidad, la documentación y la conexión con los programas utilizados por sus clientes. En logística, en cambio, tendrán mayor peso el almacén, la preparación de pedidos, las ubicaciones y la trazabilidad de los productos. La clave está en no confundir una herramienta completa con una herramienta adecuada. Tener más funciones no significa necesariamente disponer de una mejor solución.
La elección de un sistema de gestión debería plantearse pensando en algo más que en resolver el problema inmediato de cobrar y controlar las existencias. Una empresa que comienza con un único establecimiento puede terminar vendiendo por Internet, trabajando con varios almacenes, contratando empleados o gestionando cientos de pedidos cada mes. Si las herramientas utilizadas no pueden evolucionar, llegará un momento en el que será necesario sustituirlas. Por eso, además de comprobar las funciones disponibles, merece la pena estudiar las posibilidades de integración y la capacidad de crecimiento. Un buen sistema no tiene por qué ser el más complejo. Debe ser, sobre todo, una herramienta que facilite el trabajo diario, reduzca tareas repetitivas y proporcione información fiable. Cuando el TPV, el almacén, la facturación, el ERP y el resto de aplicaciones trabajan de forma coordinada, la empresa obtiene una visión mucho más clara de lo que ocurre en el negocio. Y esa información, bien utilizada, puede convertirse en una ventaja competitiva más importante de lo que parece.
